BEC中级大作文写作技巧.docx

BEC写作第二部分是写一篇120－140字的商务信函、报告或建议书。

一、商务信函写作应试技巧

构思正式的商务信函时，须考虑以下几个方面：

1、写信目的

　　要明确写信目的，是为了提供信息，咨询，还是投诉等？希望得到什么结果？

2、读者对象

　　明确读者对象，使用正确的文体，得体的语言。

3、条分缕析

分段有助于增加行文的明晰程度，增加信函的可读性。写信要清楚分段，有条理的表达自己的观点，每段只表达一个主题。也可以适当用弹点、数字等技巧以帮助读者理解自己的信。

4、常用表达

　　要使用商务信函常用的表达，那样会显得很专业，给读者留下很好的印象。

　　例如：further to your letter of……， Please do not hesitate to contact me. 等比较常用的语句。

　　在确保不出错的前提下，如能适当展示自己语言的丰富性那就更好了。

写作建议

　　仔细阅读要求，先确定需要写几段，每段的目的是什么，注意每段表达一个话题。考虑各段的主要用词。

　　注意格式。不需写地址。称呼要恰当，要和信后的客套结束语在文体上匹配，结尾要写结束语。

　　确定5个要点都包括在内。

　　字数一定要控制在120－140以内，多或少都会扣分。

　　写作时遵守7C原则（completeness, conciseness, correctness, consideration, clarity, courtesy, concreteness）

　　注意不要使用缩略式（如I’m 等）。

　　注意单词和语法的准确性，宁可用正确的简单句，也不用错误的复杂句。

　　最好写前打个草稿，写后仔细检查。检查内容包括是否完成5个任务，单词、语法、文体是否正确、恰当，字数是否符合要求，格式是否正确等。

　　注意卷面整洁，这会给阅卷老师至少要留下一个比较好的第一印象。

二、商务报告和建议书写作技巧

　　一定按照题目要求完成各项任务（有5项任务必须完成）

　　注意格式。报告和建议书要有总标题，每部分要有小标题。

　　要使用标准的常用表达。

　　使用文体正式的语言，不要使用缩略式。

　　专有名词，如公司名称，可以使用缩略式，以少占字数。

　　布局要清晰得体。Introduction ， conclusion和 recommendation部分尽量用一句话表达，那样显得简洁。Finding 部分注意使用一些技巧，如分段，标点等帮助读者理解你的意思，每段只表达一个中心意思。

　　论点一定要进行充分论证，注意逻辑性，要使用连接词以使行文衔接更好。

　　句子长度是否恰当，长句最好不要超过20个单词。

　　注意词汇、语法的正确性和丰富性。

　　总字数是否符合要求，多字少字都会扣分。

　　写时要遵守7C原则（completeness, conciseness, correctness, consideration, clarity, courtesy, concreteness）

　　注意卷面整洁，这会给阅卷老师至少要留下一个比较好的第一印象。

　　写前打好草稿，写好后仔细检查。

　　商务报告格式

　　总标题

　　Introduction

　　The aim of this report is to ----

　　Findings

　　It was found-----

　　Conclusion(s)

　　It was concluded that ------

　　商务建议书格式

　　总标题

　　Introduction

　　The aim of this report is to ----

　　Findings

　　It was found-----

　　Conclusion(s)

　　It was concluded that ------

　　Recommendation(s)

　　It is recommended that-----

PART TWO例题

You work for PJT Ltd, a manufacturing company. You need more staff in your department and your line manager has asked you to write a report explaining why.

Look at the information below, on which you have already made some handwritten notes. Then, using all your handwritten notes, write your report.

Write 120-140 words.

作文解析：

BEC中级的大作文题型一般以写报告、书信为主，因此，这些必考问题的具体格式必须掌握。英文商务报告的格式有五个部分组成，其中包括报告的Subject, Introduction (This report aims/sets out to……)，Findings (it was found that)， Conclusions(It was decided/agreed/felt that……)， Recommendations (It is suggested that…..) 括号中是每段开头固定的表达方式，考生不宜自己去创造。同样写信也有格式化的表达方式，再此恕不展开。 和第一部分一样，大作文的写作审题是第一步，所有给出的已知条件必须用足。

范文：

Report on: More staff in our department
Date: 27.03.2004

Introduction
This report aims to explain why our department needs more staff.

Findings
Statistics show that there exists a big gap between the number of staff in our department and staff workload. While the number of ordered units grew up from only 200000 to 400000 in 2 years, the number of staff grew only by 5 people. According to the Staff Newsletter dated February 2004, we have won a big new order from an international company. That will bring us more work. At the same time, annual holiday has been increased to 5 weeks per year, meaning there won’t be enough staff for all the work. Our customer service department recently received a complaint from one of our clients about a tremendous delay in our delivery.

Conclusion
There are many reasons which explain the need of more staff. It is especially important for reducing the number of delays in delivery and to optimize the workflow.

Recommendations
More staff does not only mean more costs, it also means improved customer satisfaction.